Toplam Okunma 59
Excel Kursu Ders 14, Adres Mektup Birleştirme
Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar
Bu dersin sonunda katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi ve fikir sahibi olmaları, bu konularda uygulama yapabilmeleri beklenmektedir.
- Adres Mektup birleştirmenin amacı ve olası kullanım alanlarını kavrama.
- Adres Mektup Birleştirme için gerekli olan ofis programlarını ve işlevlerini anlama.
- Boş bir Word sayfasına adres mektup birleştirme için bir Excel dosyasını tanıtma.
- Adres mektup birleştirme için Word Posta gönderileri sekmesinin bölümlerini tanıma.
- Word dosyasına birleştirme alanları ekleyebilme.,
- Oluşturulan belgede sonuçların ön izlemesini görüntüleyerek kayıtlara bakabilme ve kayıtlar arasında dolaşabilme.
- Posta gönderileri sekmesinde bitir ve birleştir yaparak mektubu farklı alıcılara gönderebilme.
Sesli Ders Kaydı ve Ders Dosya Bağlantıları
Bu dersin ses kaydına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.
Derste kullanılacak dosyaların bulunduğu klasöre aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz:
https://www.sendspace.com/pro/dl/7xij0y
Bayram Tebriki
"1965 senesiydi. İşe gireli henüz iki hafta olmuştu. Bir genel müdürlükte, özel kalem müdürünün yardımcısıydım. Bayrama on gün kala, müdürüm hastalandı ve rapor aldı. Ertesi gün genel müdür beni odasına çağırdı.
-Buyurun efendim.
-Tebrik kartları hazır mı evladım?
-Hangi tebrik kartları efendim?
-Eyvahlar olsun, Şükrü sana söylemedi mi? Bayram geldi, tebrik kartı göndermeli. Şimdiye çoktan postaya vermiş olmamız gerekirdi.
-Hiç haberim olmadı efendim
-Hemen, hemen hemen ! Yarına istiyorum üç bin adet kartı sabaha kadar yaz ve postaya ver.
-Emredersiniz efendim! dedim ve odadan çıktım. Ancak üç bin adet bayram tebrik kartını tek tek nasıl yazacağım?
Genel müdür, kartların çini mürekkeple ve güzel bir yazıyla yazılmasını isterdi. Üç bin adet kartın iki bin tanesini makamca kendinden aşağıda olanlara şu şekilde yazacaktım:
"Bayramını kutlar, gözlerinden öperim."
Kalan bin tanesi de daha üst makamdakilere:
"Sizin ve eşinizin bayramını saygıyla kutlarken, sıhhatli ve başarılı günler niyaz ederim" şeklinde yazılacaktı.
Hiç vakit geçirmeden masamın başına geçip kolları sıvadım. Önümde davetiyelerden oluşan irili ufaklı pek çok dağ duruyordu. Ben mesaim bitiyor, az sonra çıkar evime giderim derken, sabaha kadar burada kalıp üç bin kartı yazmak zorunda kaldım. Sızlanmanın faydası yok, işe başlayım:
Bayramını kutlar, gözlerinden öperim.
Bayramını kutlar, gözlerinden öperim.
5,10,20,50,100,750,875. Yazıyorum yazıyorum bitmiyor! Vakit gece yarısını
Geçti gitti bana öyle bir sıkıntı bastı ki, tarif edemem.
Yazıyorum, yazıyorum, yazıyorum... bitmiyor.
En nihayetinde alt makam kartları bitti. Ama ben de bittim. Şafak sökmek üzereydi. İşi biten kartları masamın üzerinden alıp başka bir yere koydum.
Ama önümde hâlâ bin adetlik bir kart yığını durmaktaydı. Sizin ve eşinizin bayramını saygıyla kutlarken, sıhhatli ve başarılı günler niyaz ederime
başladım.
Durmadan yazıyordum. Göz kapaklarım öyle ağırlaşmıştı ki, gözlerimi açık tutmam her bir karttan sonra daha da zor bir hale gelmişti. Resmen işkence çekiyordum.
125,279,400 689... yazdım yazdım yazdım. Bir vakit sonra, artık ben kaleme değil o bana hâkim olmaya başladı. Ama hâlâ yazıyordum:
Sizin ve eşinizin bayramını saygıyla kutlarken, sıhhatli ve başarılı günler niyaz ederim.
Sizin ve eşinizin bayramını saygıyla kutlarken, sıhhatli ve başarılı günler niyaz ederim.
Niyaz ederim başarılı günler sizinle eşinizin bayramını kutlarken...
Kutlarken eşinizin bayramını saygıyla sıhhatli günler diler Niyazi ile beraber ederim...
Niyazi ile birlikte sizin ve eşinizin bayramını kutlarken ayrıca sıhhatle ederim...
Önce bayramınızı eder, sonra eşinizle Niyazi'ye başarılı günler dilerim...
Sizin de eşinizin de Niyazi'nin de bayramını saygıyla eder, sıhhat dilerim..
Sıhhatli eşinizin bayramını saygıyla kutlarken, Niyazi'ye başarılar diler aynı zamanda ederim...
Bayramınıza etmeden önce eşinizi saygıyla kutlar Niyazi'nin gözlerinden öperim...
Sizin de, eşinizin de, Niyazi'nin de, bayramını da, tatilini de, gelmişini de, geçmişini de... saygıyla ederim...
Sabah tam mesai saatinde, gözlerim kan çanağı bir halde kartları yetiştirdim..
Genel müdür bir-ikisine şöyle bir baktı:
Aferin dedi. Bitirmen iyi olmuş. Hemen postalayın!
Hemen postaladık.
Üç gün sonra da önce bizim genel müdürü, ardından bendenizi
postaladılar..."
(Aziz Nesin)
Giriş ve Adres Mektup Birleştirme İçin Gerekli Malzemeler
1965 yılında bugünkü anlatacağımız özellik olsaydı, Aziz Nesin yine böyle bir hikaye yazar mıydı sizce?
Ofis programlarının en güzel özelliklerinden birisi de, aynı anda birden fazla kişiye yalnızca hitap ve kişisel bilgileri değiştirerek bir mektup veya ileti gönderebilme yeteneği desem, hiç yanlış olmayacak. Evet veri tabanınızda bulunan 100 kişiye ayrı ayrı, başlarında Sevgili Engin, Sevgili Ayşe gibi isimleri olacak şekilde bir davetiye göndereceğinizi planlayın. Ya da çalışma arkadaşlarınızın her birine yapacakları işleri anlatan ama geri kalanı aynı olan bir ileti yazmak istediğinizi düşünün. Geleneksel olarak yapabileceğiniz şey, her birine ayrı ayrı ileti oluşturmak ve isim, yapılacak iş kısımlarını tek tek değiştirmek olurdu dimi? Ama ofisin adres mektup birleştirme özelliği sayesinde tüm bu işlemleri birkaç dakika içinde yapabilmeniz mümkün.
Dikkat ettiyseniz, adres mektup birleştirme sürecini anlatırken Word, Excel, Outlook değil Ofis kelimesini kullandım. Bu, tamamen bilinçli bir tercih. Çünkü birden fazla kişiyi birleştirecek bir taslak hazırlayacaksak, bunun için bir veri tabanına, mektubun yazılacağı ve verilerin gerekli noktalara geleceği bir kelime işlemciye, ve son olarak da bunları ilgili alıcılara gönderecek bir mail istemciye ihtiyacımız olacak. Kursumuzun şimdiki bölümünde, ben bu işler için, Excel, Word ve Outlook programlarını kullanacağım. Excel içinde bir veri tabanım olacak, Word içinde adres mektup birleştirmeyi başlatıp oluşturacağım mektubum bulunacak, ve Outlook ile bu mektupları sahiplerine tek tek gönderiyor olacağım. Yani kursun bu bölümü yalnızca Excel’i değil tüm ofis uygulamalarını ilgilendiriyor.
Her şeyden önce mektubumuzu göndereceğimiz kişi bilgilerine ihtiyacımız var. Bunun için Excel programını kullanıyoruz. Daha önce öğrendiğimiz şekilde, Bir Excel dosyasına İlk satırda sütun başlıklarını da koyarak dilediğimiz kişilerin bilgilerini girebiliyoruz. Hangi bilgileri gireceğiniz tamamen ihtiyaçlarınıza kalmış. Adı, soyadı, telefonu, ileti adresi, gibi bilgiler yeterli olabileceği gibi dilerseniz başka bilgiler de girebilirsiniz.
Kursumuz için GETEM’de gerçekten de örneğini kullandığımız benzer bir veri tabanı hazırladım. Adı: GETEM Kısmi Zamanlı Çalışma Çizelgesi.xlsx. Boğaziçi Üniversitesi’nde, her yıl engelli öğrencilerimizin ders çalışmalarında karşılaşabilecekleri erişilebilirlik sıkıntıları karşısında onlara destek olmak üzere kısmi zamanlı öğrenciler görevlendiriyoruz. Kısmi zamanlı arkadaşlarımız, engelli öğrencilerimizin derslerinde kullanılan görsel materyallerin betimlenmesi, el yazısıyla yazılmış ders notlarının okunması, literatür araştırmaları gibi çeşitli konularda onlara destek sağlanması tarzı görevler üstleniyorlar. İşte bu görevlendirmeyi sağlamak için öncesinde bir Excel tablosu hazırlıyoruz. Bu tabloda hem kısmi zamanlı öğrencinin kişisel bilgileri, hem de çalışmak üzere görevlendirildiği engelli öğrencimizin bilgileri yer alıyor. Tüm görevlendirmeler bittikten sonra, sıra kimin kiminle çalışacağı bilgisini ilgililere göndermek kalıyor. Her öğrenciye O dönem kiminle çalışacağını, çalışacağı kişinin adı, soyadı, telefonu ve e-posta adreslerini bildirmemiz gerekiyor. Tek tek uğraşmak istemiyorsak, adres mektup birleştirme tam da bu ihtiyacı karşılayan bir araç. Aşağıda bu işlemi adım adım nasıl yapacağımızı göreceğiz.
Önce, bu iş için hazırlanan Excel veri tabanımıza bir göz atalım. Dosyamızı açtığınızda şu sütunların olduğunu göreceğiz. Adı, soyadı, e-posta adresi, Telefonu, Çalışacağı Kişinin Adı, Çalışacağı Kişinin Soyadı, Çalışacağı Kişinin E-posta adresi ve Çalışacağı Kişinin Telefonu. Örnek olması amacıyla bu sütunlara göre 4 kişinin bilgilerini aşağıdaki tabloda görebilirsiniz. Bu bilgilerin çoğu uydurulmuştur, lütfen iletişim için kullanmayın.
Soyadı
E-posta Adresi
Telefonu
Çalışacağı Kişinin Adı
Çalışacağı Kişinin Soyadı
Çalışacağı Kişinin E-Posta Adresi
Çalışacağı Kişinin Telefonu
Emine Berre
Gümüş
1234567890
Adem
Vural
2341234567
Levent
Açlan
3451234567
Çağrı
Artan
4561234567
Akın
Özkan
5672345678
Engin
Yılmaz
2223334567
Yunus
Tarik
7771231212
Sevda
Bozbey Yılmaz
3332224444
Bu Excel dosyasında bir şey yapmadan kapatalım ve Boş bir Word dosyası açalım. Birleştirme işini bu dosya üzerinde yapacağımız için, istediğimiz adla dosyaya mümkünse Excel dosyasının bulunduğu klasöre kaydedelim.
Bu arada bilgisayarımızda tercihen Outlook 2016 veya başka bir mail istemcisinin kurulu ve ayarlarının yapılı olduğundan emin olalım.
Posta Gönderileri Sekmesi Ve Adres Mektup Birleştirme Alanları
Malzemelerimiz hazır, artık yemeğimizi pişirmeye geçebiliriz. Adres mektup birleştirme, Word şeridindeki Posta Gönderileri sekmesinde yapılır. Burada çeşitli gruplar, adım adım adres mektup birleştirme sürecini tamamlamamıza yardımcı olacaktır. Sırasıyla şu konu gruplarında işlem yaparız.
- Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat, Burada adres mektup birleştirme başlatılır ve kullanacağımız mektup birleştirme türü, kaynaklık edecek veri tabanı, ve bu veri tabanında hangi verilerin mektubumuza dahil edileceği gibi seçimler yapılır.
- Alanları Yaz Ve Ekle: Bu grupta mektubumuza veri tabanından hangi alanları nerede dahil edeceğimizi seçebiliriz. Selamlama satırı, adres bloğu gibi seçimlerin yanında, Birleştirme Alanı Ekle düğmesiyle mektubumuzun istediğimiz yerine istediğimiz alanları koyabiliriz.
- Sonuçların Ön izlemesini Görüntüle: Burada Sonuçların Ön izlemesi düğmesine basıldığında, artık mektubumuza yerleştirdiğimiz alanlar, veri tabanında kişilere göre tek tek görüntülenebilir, İlk, Son, Önceki ve Sonraki düğmelerine basılarak içine alan adları yerine kişi bilgileri yerleştirildiğinde, mektubumuzun nasıl görüneceği kontrol edilebilir. Buradan çıkmak için tekrar Sonuçların Ön izlemesi düğmesine basılmalıdır.
- Son: Adından da anlaşılacağı üzere, son grubunda Bitir ve Birleştir alt menüsü aracılığıyla e-posta için gerekli kime ve konu alanları belirlenir, ileti biçimi ayarlanır ve gönderim tamamlanır.
Şimdi bu alanları kullanarak neler yapılacağını görelim.
Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat
Daha önce bir Word dosyası açıp kaydetmiştik. Burada mektup türünü ve veri tabanımızı belirlemek için aşağıdakileri yapalım.
- Posta Gönderileri Şeridine ulaşmak için Alt+l tuşlarına basalım ve sonrasında Tab ile ilerleyerek Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat Alt menüsünü bulup boşluk çubuğuna basalım.
- Burada Mektup, E-posta iletileri, Zarflar…, Etiketler gibi seçeneklerin yanında bir de Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazını göreceğiz. Kullanım kolaylığı açısından bu sihirbaza girelim.
- İlk Adımda Belge türünü seçmemiz istenecek. E-posta İletileri seçeneğini seçip İleri düğmesine basalım.
- İkinci adımda, mektup için kullanılacak belge seçimi yer alacak. Burada Varsayılan olarak seçili durumdaki geçerli Belgeyi Kullan seçeneği işimizi göreceğinden ileri düğmesine basalım.
- Üçüncü adım, alıcıları seçin bölümüdür ve burada kaynak veri tabanımız seçilir. Var Olan Listeyi Kullan seçeneğinin yanında, Yön tuşlarıyla Outlook Kişilerinden Seç ve Yeni Liste Yaz seçeneklerini de görebiliriz. Biz var Olan Listeyi seçip göz at düğmesine basalım.
- Gelen dosya ekleme bölümünde ders klasörümüzde bulunan GETEM Kısmi Zamanlı Çalışma Çizelgesi.xlsx dosyasını gösterelim.
- Şimdi de Bu dosyamızdan tablo seçmemiz istenecek, Getem Kısmi zamanlı çalışma sayfasını seçelim ve giriş tuşuna basalım.
- Gelen ekranda dilersek bu çalışma sayfasındaki verileri sıralama, süzme gibi işlemleri de yapabiliriz, Ancak biz kendi işlemimiz için buralara dokunmayıp tamam düğmesine basalım.
- Tebrikler. Boş Word dosyamıza ulaştık. Belgemiz Web Düzeni görünümünde karşımıza çıkacaktır. Sihirbaz görev bölmesi şeklinde aşağıda açık olacağından verileri düzenleme, filter uygulama işlemleri için F6 tuşuna basabiliriz. Bilhassa Filtre uygulama özelliğini denemenizi öneriyorum. İletişim kutusunda bir alan seçip seçim kutusunda bu ananın eşit olduğu, olmadığı, gibi matematiksel seçeneklerin yanında, alanın belirlediğimiz bir ibareyi içerip içermemesine göre de kullanacağımız veriyi çok erişilebilir biçimde süzebilirsiniz.
Alanları yaz Ve Ekle
Veri kaynağımızı seçtiğimize göre, Posta Gönderileri sekmesinin bir başka grubu olan Alanları Yaz ve Ekle ile mektubumuzu yazıp boşluklarına alanları eklemeye başlayabiliriz.
Dilersek Mektubumuzun başına bir selamlama satırı, sonuna da adres bloğu ekleyebiliriz, ancak bunları kendinizin keşfetmesini öneriyorum. Biz kendi işlemimiz için Önce ders klasörünüzde bulunan Taslak Mektup not defteri dosyasını açalım ve buradaki yazıları Word dosyamıza kopyalayalım. Bu dosyada X Y Yz XXX gibi ibareler göreceksiniz. Biz bunları silip yerlerine uygun alanları ekleyeceğiz. Mektubumuzu Görme Engelli öğrencimize yazıyoruz. O nedenle işe “Merhaba Sevgili X” bölümündeki X ifadesini silip yerine öğrenci adını ekleyerek başlayalım.
- İlk Olarak X ifadesin bulalım ve silelim. İmlecimiz “Sevgili” kelimesinden sonra “.” Nokta işaretinin hemen solunda olmalı.
- Şimdi Alt+l ile Posta Gönderileri Sekmesine, Ctrl+Sağ yön tuşlarıyla da Alanları Yaz ve Ekle Grubuna ulaşalım. Bundan sonra da Tab ile Birleştirme Alanı Ekle bölünmüş düğmesini bulup giriş tuşuna basalım. Buraya ulaşmanın kısa yolu, Önce Alt+l sonra da Ş harfine basmak. O nedenle bundan sonraki adımlarda bu yöntemi kullanacağız.
- Karşımıza ekleyebileceğimiz alanların listesi çıkacak. Biz Adı alanını seçip giriş tuşuna basalım. Eğer iletişim kutusu hala açıksa, Kapat düğmesini bulup basalım.
- Belgemize döndüğümüzde “Merhaba Sevgili «Adı» ibresini göreceğiz. Yani Bu mektubu kişilere gönderdiğimizde Adı yazan yere Excel dosyasındaki isimler yerleşecek. Burada köşeli parantez içinde yer alan alan adlarını de kopyalama, kesme, biçimlendirme benzeri tüm işlemleri uygulayabiliriz.
- Şimdi, aşağıdaki adımları izleyerek diğer alanlarımızı mektubumuza ekleyelim.
- “2016-2017 Bahar Döneminde Çalışacağın Kişi Y Z olarak Belirlendi” cümlesindeki Y Z yerine çalışacağı kişinin Adı ve Çalışacağı Kişinin soyadı alanlarını ekleyeceğiz. Bunun için önce Y ibresini silelim. İmlecimiz Kişi kelimesinden sonra Z ibaresinin solunda kalmalı.
- Önce Alt+l, Sonra Ş harfine basarak Birleştirilmiş Alan Ekle bölümüne ulaşalım.
- Gelen listeden Çalışacağı Kişinin Adı alanını bulup girişe basalım.
- Sonrasında Boşluk vererek bu kelimeyi Z ibaresinden ayıralım.
- Şimdi de Z ibaresini silelim. İmlecimiz Olarak Kelimesinin hemen solunda kalmalı.
- Önce Alt+l, Sonra Ş harfine basarak Birleştirilmiş Alan Ekle bölümüne ulaşalım, bu sefer Listeden Çalışacağı Kişinin Soyadı alanını seçip girişe basalım ve belgeye dönünce yine boşluk vermeyi ihmal etmeyelim.
- Şimdi İleti adresi yazının altındaki ileti adresini silelim ve bu boş satıra ileti adresini eklemek için, Önce Alt+l, Sonra Ş harfine basarak Birleştirilmiş Alan Ekle bölümüne ulaşalım. Gelen Listeden Çalışacağı Kişinin E-Posta Adresi alanını ekleyelim. Bu alanın tek başına ayrı bir satırda olmasına dikkat edelim, çünkü buraya gerçek ileti adresi geldiğinde bağlantı olarak görünmeli.
- Sonrasındaki satırda Yer alan Telefonu ise XXX bölümündeki XXX ibaresini silelim, Yine Alt+l, Ş ile birleştirilmiş Alan Ekle bölümüne girip Çalışacağı Kişinin telefonu alanını buraya ekleyelim.
- Son olarak “En kısa zamanda Y ile temas kurarak çalışma saatlerinizi belirlemeniz ve GETEM’e bildirmeniz gerekiyor.” Cümlesinde Y harfini silelim ve yerine çalışacağı kişinin adı alanını tekrar ekleyelim. Her zamanki gibi, bunu yapmak için önce Alt+l, Sonra Ş harfine basarak Birleştirilmiş Alan Ekle bölümüne ulaşalım ve gelen listeden Çalışacağı Kişinin Adı alanını tekrar bulup girişe basalım.
Eğer her şeyi doğru yaptıysak, karşımıza aşağıdaki gibi bir belge çıkacak.
“Merhaba Sevgili «Adı»Bu İleti Excel dersleri kapsamında anlatılacak adres mektup birleştirme öğretimi sırasında kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Verdiğimiz rahatsızlıktan ötürü özür dileriz.
2016-2017 bahar döneminde çalışacağın kişi «Çalışacağı_Kişinin_Adı» «Çalışacağı_Kişinin_Soyadı» olarak belirlendi. İleti adresi,
«Çalışacağı_Kişinin_EPosta_Adresi»
Telefonu ise, «Çalışacağı_Kişinin_Telefonu».
En kısa zamanda «Çalışacağı_Kişinin_Adı» ile temas kurarak çalışma saatlerinizi belirlemeniz ve GETEM’e bildirmeniz gerekiyor.
Şimdiden iyi bir dönem geçirmeni dilerim.
GETEM ekibi adına
Dr. Engin Yılmaz”
Gördüğümüz gibi ilgili yerlere köşeli parantez içerisinde Excel dosyasındaki alanlar eklendi. İnanmıyor muyuz, o zaman gelin bir sonraki bölüme geçelim.
Sonuçların Ön İzlemesi
Adından da anlayacağımız gibi, burada bir kişiye gönderdiğimiz mektubun nasıl görüneceğini ön izlemiş oluyoruz. Yani birleştirdiğimiz alanlar yerine gerçek veriler geliyor. Her zamanki gibi Posta gönderileri sekmesine Alt+l ile girdikten sonra ctrl+sağ yön tuşuyla sonuçların Ön İzlemesi bölümüne gelebiliriz. Ya da kısaca Alt+l ve sonra da N harfine basabiliriz. Dilediğiniz şekilde sonuçların ön izlemesine geldiğinizde karşınıza çıkan belge şöyle olacak:
“Merhaba Sevgili Emine BerreBu İleti Excel dersleri kapsamında anlatılacak adres mektup birleştirme öğretimi sırasında kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Verdiğimiz rahatsızlıktan ötürü özür dileriz.
2016-2017 bahar döneminde çalışacağın kişi Adem Vural olarak belirlendi. İleti adresi,
Telefonu ise, 2341234567.
En kısa zamanda Adem ile temas kurarak çalışma saatlerinizi belirlemeniz ve GETEM’e bildirmeniz gerekiyor.
Şimdiden iyi bir dönem geçirmeni dilerim.
GETEM ekibi adına
Dr. Engin Yılmaz”
Excel verisindeki ilk Kişi Olan Emine Berre ve kendisinin çalışacağı Adem’in bilgilerini görüntülemiş olduk. Emine Berre’ye aynen böyle bir ileti gidecek. Dilersek belgeleri bu şekilde tek tek düzenleyebiliriz.
Sonuçların ön izlemesi bölümünde İlk, önceki, Kayıt yazma alanı, sonraki, son ve alıcı bul bölümleri de bulunmaktadır. Alt+l sonrası ctrl+sağ yön ile sonuçların ön izlemesi grubuna geldikten sonra tab tuşu ile bunlar arasında dolaşarak dilenen kayıt seçilebilir. Grubun ilk Öğesi olan sonuçların Ön izlemesi onay kutusunun işareti kaldırıldığında isimler yerine tekrar alan adlarının ekranımıza geldiğini görürüz. Buradaki bazı kısayolları şöyle sıralayabiliriz:
- İlk kayıt: Alt+l X.
- Önceki kayıt: Alt+l Ö.
- Kayıt arama: (Burada bir yazma alanı bulunur. Dilenen numara yazılarak o numaradaki kayda ulaşılır): Alt+l V.
- Sonraki Kayıt: Alt+l O.
- Son Kayıt: Alt+l S.
- Alıcı Bul (Burası da bir yazma alanıdır ve girdi bul kısmına isim yazılarak o kayda ulaşılabilir): Alt+l ı.
Bitir Ve Birleştir
Mutlu sona çok yaklaştık. Birleştirmeyi başlattık, veri dosyamızı seçtik, alanları ekledik, sonuçları görüntüledik ve artık her şeyin hazır olduğuna karar verdiysek birleştirdiğimiz şeyle ne yapacağımızı seçebiliriz. Yine Alt+l ile posta gönderileri bölümüne girip ctrl+sağ yön ile Bitir ve Birleştir menüsüne ulaşabiliriz. Burada boşluk çubuğuna basarak da seçenekleri görürüz. Ya da kısaca Alt+l ve sonra B harfine basarız. Açılan menüde sırasıyla, “Belgeleri Tek Tek düzenle”, “Belgeleri Yazdır” ve “E-posta İletileri Gönder” seçenekleri bulunur. Gelin beraber e-posta iletileri gönder seçeneği üzerinde çalışalım. Diğer seçenekleri kendiniz keşfedebilirsiniz.
- İlk Olarak varsayılan Mail istemcimizi açalım. Word için adres mektup birleştirmede alınacak en iyi sonuç Outlook mail istemcisiyle alınıyor. Diğer istemcilerde sonuç konusunda garanti vermek güç olabilir.
- Word dosyamıza dönüp posta gönderileri sekmesinden bitir ve birleştir menüsüne girelim, yani Alt+l ve sonra B harfine basalım.
- Çıkan menüden e-posta iletileri seçeneğini yön tuşlarımız yardımıyla bulup girişe basalım.
- Şimdi basit bir e-posta gönderme alanı açıldı önümüzde ve kime kısmındayız. Burada yön tuşlarımız yardımıyla bir Excel alanı seçelim. İletiyi göndereceğimiz alan e-posta adresi şeklinde Excel dosyamızda başlıklandırıldığı için e-posta adresi öğesini seçip tab tuşuna basalım. Bu şekilde iletilerimiz e-posta sütunundaki adreslere gidecek.
- Konu satırına geldik. Buraya dilediğimiz bir konu başlığı yazabiliriz. Biz, Excel Dersi Deneme iletisi! Yazalım.
- Daha sonra tab ile dolaştığımızda, e-posta biçiminin HTML olduğunu görürüz. Bir sonraki tab alanında, yön tuşlarımızla iletilerin tüm kayıtlara mı yoksa geçerli kayda mı gideceğini seçebiliriz. Tab ile devam edersek kimden ve hedef kısımlarını, son olarak da tamam düğmesini görürüz. Açıkçası konu satırı sonrasındaki diğer alanlara dokunmadan doğrudan tamam düğmesine kadar tab tuşuna basmamız en kolayı olacaktır ve öyle yapalım.
- Son olarak tamam düğmesi üzerinde giriş veya boşluk çubuğuna bastığımızda, iletimizi Excel veri tabanındaki kişilere göndermiş oluruz. Bu, 4 kişi de olabilir 400 kişi de. Outlook gönderilmiş iletiler bölümünü kontrol ederek iletimizin gidip gitmediğini kontrol edebiliriz.
Not: Gmail gibi istemcilerde aynı anda 50’den fazla ileti gönderdiğimizde bu, spam olarak algılanabildiğinden, çoklu gönderilerimizde kurumsal adres ve kurallara dikkat etmekte fayda olacaktır.
Yani Aziz Nesin’in özel kalem müdür yardımcısı adres mektup birleştirmeyi kulansa, mesaisi bitmeden işini tamamlayıp servisine yetişerek güzel bir akşam v muhtemelen postalanmadan daha çok yıl geçirebilecekti işinde 😊
Yorumlar
Bu yazı için henüz yorum yok.
Yeni Yorum