Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nin (EBYS) Ekran Okuyucularla Kullanımı

              Bu yazımızda elektronik belge yönetimi sisteminin jaws ve nvda gibi ekran okuma programlarıyla kullanımını anlatacağız.

Bilindiği üzere, kamu kurumlarında  iş ve işlemlerin yapılmasında elektronik belge yönetim sistemi (ebys) kullanılmaktadır.

Gerek kurumiçi yazışmalarda ve evrak işlemlerinde, gerekse, kurumlar arası yazışmalarda ve evrak işlemlerinde bu uygulama üzerinden işlemler sürdürülmektedir.

Bu yazımızda turksat tarafındanyazılımının yapıldığı ve daha sonradan ekran okuyucu programlarla uyumlu hale getirildiği   ebys’nin kullanımının nasıl  olduğu hususlarına yer verilecektir.

Şimdi bu sisteme nasıl girebiliriz? Sisteme girildikten sonra nasıl bir ana ekran ile karşılaşacağız? Genel olarak bu konulara bakalım.

              SİSTEME GİRİŞ:

 elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemine ilk girildiğinde sisteme giriş ekranı karşımıza gelmektedir. Kullanıcılar yetkileri dahilinde şifrel veya sertifikalı(e-imza) olmak üzere iki farklı şekilde sisteme giriş yapabilmektedir. varsayılan olarak parola ile giriş ayarlıdır. Giriş seçenekleri sekmesinde parola giriş ve e-imza giriş seçenekleri arasından seçim yapılabilmektedir.

              1 şifreli giriş:

İlk olarak kullanıcı adı ve parola ile girişi açıklayalım.

 şöyleki:

 EBYS kısayolu enterledikten sonra, tab tuşlarıyla dolaşacağımız alan gelir. İlk tabta kullanıcı adımızın girilmesi isteniyor. İkinci tabda ise parolamızı giriyoruz. Parolayı girdikten sonra direk enter yaparak uygulamaya giriş sağlayabiliriz.  Yada,  bir kez daha tab basarak  giriş düğmesine ulaşıp enter tuşuna basarız ve sisteme giriş sağlanır ve ana menü ekranına geçilir.

 Sisteme girmek için kullanılan kullanıcı adı ve parola kurum tarafından verilir. Genelde bu parola bilgisayar açılış parolamız olmaktadır.

              2 elektronik imza ile giriş:

bilgisayarımızdaki EBYS kısayolunu enterliyoruz.

Bir kez escape yapıp bir kezzde aşağı okla inince bir e -imzalı sekme daraltıldı ibaresi olan yere gelip enterliyoruz. Ardından tabla ilerleyerek yazınız kısmına elektronik imza şifremizi girip yine tabla giderek  imzala düğmesini bulup enterliyoruz.  Böylece ana menü ekranına ulaşmış oluruz.

GÖRME ENGELLİ KULLANICININ ÖNCELİKLE YAPMASI GEREKENLER VE ANA EKRANIN İNCELENMESİ  

 Sisteme giriş yaptıktan sonra görme engelli kullanıcının dikkat etmesi gereken en önemli konu şudur. Kullanıcı,  tab ile  kişisel işlemlerin düğmesine giderek bu alana girdikten sonra aşağı  ok yön tuşu ile kullanıcı varsayılan yönetimi bağlantısına girerek ve tekrar tab ileilerleyerek,   orada yer alan ek erişilebilirlik  özellikleri onay kutusunu  işaretlemelidir. Bu alan işaretlenmezse bu sistemi erişilebilir şekilde kullanmak mümkün olmayacaktır.eğer bu işaretlenmesi gereken yere erişilebilir olmadığı sebebi ile gidilemezse bir gören yardımı almak gerekecektir.

Bu alanı bir kez işaretlemek yeterli olacaktır.

 İlgili onay kutusu işaretlendikten sonra sistemi  ctrlw ile kapatalım. Ve yeniden açıp girişyapalım.

   Sisteme giriş yaptıktan sonra jaws tarafından,  5 bölge, 7 başlık ve 28 link bulunduğu bize bildirilecektir.

Bu alan bir internet sayfası gibidir. Düğmeler, bağlantılar bölgeler mevcuttur.bağlantıları İnsert + f7 ile listeleyebiliriz;  yön tuşları ile yine sistem üzerinde dolaşıp  istenilen alana gelebiliriz.

bu uygulamayı  İnternette dolaşırken kullandığımız seri dolaşım tuşlarıyla da gezebilmekteyiz.örneğin: C harfine bastığımızda ilk olarak arama butonununda içinde yer aldığı  seçim kutusuna ulaşabiliriz. Bu buton EBYSte evrak arama konusunda kullanılan alandır. Daha önceden üzerinde çalıştığımız belgelerimizi bu alandan görmekteyiz.

              EBYS sayfasında bir çok buton, bağlantı ve işlemlerimizi yaparken oldukça faydalı pek çok alan bulunmaktadır.

Şimdi EBYS üzerinde hangi butonlar var? Hangi bağlantılar var? Daha başka hangi sekmeler bulunmakta genel bir bakışaçısıyla inceleyelim.

 Daha sonraki yazımızda ise,sıkça kullandıımız  arama butonu, gelen kutusu, paraf bekleyenler, taslaklar,evrak kapatma,  evrak oluşturma ve kişisel işlemlerim sekmeleri  üzerinde daha detaylı durulacaktır.

              İLK TAB İLE GİDİLEN YER ARAMA BUTONU:

              Sistemi açtıktan sonra sayfa üzerinde  tabla gittiğimizde arama seçim kutusuna ulaşacağız. Bu alana daha öncede bahsettiğim gibi c harfiyle ulaşabileceğimiz gibi, aşağı ok yön tuşu ile de ulaşabilmekteyiz .

 Arama butonunu aktifleştirdiğimizde; yazma alanına arayacağımız evrağın sayısını, adını vb bilgileri girerek aratabileceğimiz bir  alana ulaşmış oluyoruz.

              İşlem bekleyen evraklar listesi GEZİNME BÖLGESİ:

 Arama butonundan sonratabla  dolaştığımızda 8 öyeli liste başlıı olan işlem bekleyen evraklar  başlığını duyacağız.

Burada henüz tamamlamadığımız evrakların  sayısı çıkar. 8 öyeli bu listede   evrak var ve hiç açılmadıysa bu alanda işlem bekleyen evraklar 1 ifadesini duyarız. Eğer evrak daha önce açıldı ve işlemi tamamlanmadıysa bu kez de işlem bekleyen evraklar 01 ibaresini duyarız. Hiç evrağımız yoksa bu kez de işlem bekleyen evraklar 0 ifadesini görürüz.

Yani,  bu alanda sistem üzerinde kaç evrak var, kaçı hiç açılmamış, kaçı açılmış bu bilgileri ediniriz.

İşlem bekleyen evraklar gezinme bölgesinin altında şu bağlantılar yer almaktadır.

Gelen Evraklar (0/3)

İmza Bekleyenler (0/0)

Kontrol Bekleyenler (0/0)

Koordine Bekleyenler (0/0)

Paraf Bekleyenler (0/0)

Takibimdeki Evraklar (0)

Taslak Evraklar (0)

Şimdi bu 8 öğeyi inceleyelim.

              1 GELEN EVRAKLAR:

Tab ile İşlem bekleyen evraklar gezinme  bölgesine gelindiğinde, aşağı ok yön tuşuyla ilerlediğimizde ilk önce gelen evraklar bağlantısına ulaşırız. Bu alan çok kullandığımız alandır. Bize havale edilen evrakları, bu alandan görüp işlemini yaparız. Yukarıda görüldüğü gibi gelen evraklarda 03 ibaresi var. Bu demektirki benim ebys’de gelen evraklarda 3 evrak gelmiş.  Bu evrakları açmışım. Ancak, hala işlemi bitmediği için kapanmamış. Dolayısıyla 03 olarak görünmekte. Eğer bu evraklar bana havale  edilmiş ve burada gelen evraklar 3 ibaresi bulunsaydı benim bu evrağı açmadığım görülecekti.

 Bu alan daha sonra daha detaylı anlatılacaktır.

               İmza bekleyen evraklar, kontrol bekleyen evraklar ve koordineli evraklar:

Aşağı okla inmeye devam ettiğimizde sırasıyla, imza bekleyen evraklar, kontrol bekleyenler, koordüne bekleyenler bağlantılarını göreceğiz. Bu kısımlar eğer yönetici değilseniz veya koordüneli imza yoksa hiç kullanmadığımız bağlantılardır.

Paraf bekleyenler:

İşlem bekleyen evraklar gezinme bölgesindeyken aşağı yön tuşu ile dolaşmaya devam ettiğimizde paraf bekleyenler bağlantısına geleceğiz. Burada da varsa henüz paraflamadığımız   evrakları görürüz.

               Takibimizdeki evraklar:

Aşağı okla indiğimizde,  bir sonraki linktakibimizdeki evraklar lingidir.  Kendimizce çok önemli gördüğümüz evrakları takibimize alabilir ve o evrağın durumunu ayrıca görmek için istediğimiz evrağı takibe al butonuyla takibimize alabiliriz. Takibimdeki evraklar varsa bu alanda görürüz.

              TASLAK EVRAKLAR:

İşlem bekleyen evraklar başlıklı listenin son bağlantısı ise taslak evraklardır.

Taslak evraklar alanında, daha önce üzerinde çalıştıımız bir evrağı kopyalayarak taslak evraklara alırız ki benzer evrak üzerinde daha önceden kulllandıımız bilgileri tekrar yeniden girmemize gerek kalmadan evrağımızı oluştururuz.

              İşlem yaptıklarım gezinme bölgesi:

İşlem bekleyen evraklar  gezinme sekmesinden sonra gelen sekme ise işlem yaptıklarımgezinme bölgesidir.  Tabla gittiğimizde işlem yaptıklarım gezinme  bölgesine ulaşırız. Burada da aşağı oklarla gezebileceğimiz  12 öyeli  bağlantı listesi bulunmaktadır.

Bu bölgede de sırasıyla:

• Cevapladıklarım
• Havale Ettiklerim
• İade Ettiklerim
• İmzaladıklarım
• Klasöre Kaldırdıklarım
• Kontrol Ettiklerim
• Koordine Parafladıklarım
• Parafladıklarım
• Tebliğ Ettiklerim
• Hazırladıklarım
• Tebellüğ Ettiklerim

 Linkleri vardır.en çok kullanılan bağlantılar ise şunlardır:

İADE ETTİKLERİM:

Bu bağlantıda bize yanlış gelen bir evrak varsa bu evrağın iadesini yapabiliriz.veya bizden önceki parafçının veya imzacının imzaladığı ve tarafımıza gönderilen evrakta eksiklik varsa düzeltilmesi için evrağımızı iade edebiliriz.

PARAFLADIKLARIM:

 Parafladıklarım linginde, daha önce  parafladığımız tüm evrakları sırasıyla görebiliriz parafladığımız evrağı bizden başka paraflıyacaklar varsa diğer parafçılar da evrağı parafladı mı, Evrak kimde bu bilgileri görürüz. Evrağın paraflama aşaması bittiyse evrağı yazdırabiliriz veya  istersek bilgisayarımızda işlerimizi arşiv ediyorsak paraflanan evrağı indirebiliriz.

              KAPATMA İŞLEMLERİ GEZİNME BÖLGESİ:

 Bir önceki bölgemiz işlem yaptıklarım gezinme bölgesi idi. Buradan bir kez tab bastığımızda bir diğer gezinme bölgesi olan kapatma işlemleri gezinme bölgesine ulaşırız.

 Bu gezinme bölgesi de 3 öyeli listeden oluşmaktadır. Şöyleki:

cevaplı kapattıklarım,

süreli kapattıklarım,

  kapattıklarım olmak üzere.

Bu bölgede en çok kapattıklarım lingini kullanıyoruz. İşi biten evrağı,  evrak kapat  sekmesinden evrak nasıl sonuçlandı gibi bilgilerini yazarak kapattığımızda;  daha sonra kapattıklarım linginden sırasıyla kapatılan evrağın listesini görebiliyoruz.

              BİLDİRİMLER GEZİNME BÖLGESİ:

Sayfa üzerinde  tabla gezinmeye devam ettiğimizde, bildirimler bölgesine ulaşıyoruz.

Bu alanda öncelikle mesaj ve tebliğ sayılarını toplamda bildiren bir rakamla karşılaşırız.

Alta indikçe mesajlar ve tebliğler bağlantıları bulunur.

Mesajlar alanında yaptığımız işlerle ilgili süreçte o evrak hakkında  evrağın hangi yolla nereye gönderildiği gibi bilgiler yer alır.

              EVRAK İŞLEMLERİ DÜĞMESİ:

  Tabla dolaşmaya devam ettiğimizde Evrak işlemleri alanına geliyoruz.

Bu  alanda evrak oluştur lingi, olur takrir yazısı oluştur linki ve evrak  arama bağlantıları yer almaktadır.

evrak oluştur  bağlantısından en baştan bir evrağı  oluştururuz.

 İleriki yazılarımızda ayrıntılı bir şekilde bu konuya yer verilecektir.

KİŞİSEL İŞLEMLERİM DÜĞMESİ:

Bu alanda kullanıcı tercihleri başlığı altında Kullanıcı İçerik Şablonları

Sık Kullanılanlar, Kullanıcı Varsayılan Yönetimi lingi ve onay akışı yönetimi linkleri   bulunmaktadır.

Bu linkleri de aşağı ok yön tuşu ile gezebilmekteyiz.

Kullanıcı varsayılan yönetimi bağlantısı:

yukarıda da bahsedildiği üzere, bu bölümde görme engelli kullanıcı ek erişilebilirlik özellikleri onay kutusunu mutlaka işaretlemelidir. Aksihalde sistemi erişilebilirşekilde kullanamayacaktır.

 Ayrıca, Bu bağlantıda detaylı olarak EBYS’in daha kişiselleştirilmesi işlemleri yapılabilmektedir. Örneğin: EBYS üzerinden tarafımıza bir evrak geldiğinde, EBYS tarafından  maille tarafımabilgi verilsin gibi.

Onay akışı yönetimi

Onay akışı yönetimi alanından onay şablonlarımızı oluşturabilmekteyiz.

              Görüleceği üzere kullanıcı adı ve parola ile veya sertifikalı girişseçenekleriyle sisteme giriş sağlandıktan sonra, tablarla arama butonu, işlem bekleyen evraklar gezinme bölgesi, işlem yaptıklarım gezinme bölgesi, kapatma işlemleri gezinme  bölgesi,  bildirimler gezinme  bölgesi, evrak işlemleridüğmesi  ve kişisel işlemlerin  düğmeleri arasında dolaştık.

arasında dolaştık ve bu gezinme bölgelerinin altındaki bağlantılara da aşağı ok yön tuşuyla ulaştık.

şunu da ifade edelimki, sisteme giriş yapıldıktan sonra yukarıdaki bahsedilen alanlara yön tuşlarıyla da ulaşabiliriz.

 Bu yazımızda EBYS ana ekranı hakkında genel bilgiler edinmeye çalıştık.

sonraki yazımızda ise ana ekranda  bulunan ve sıkça kullanılan gelen evraklar, paraf bekleyenler, taslak evraklar bağlantılarını ve evrak işlemleri düğmesinden evrak oluştur bağlantısını ve kişisel işlemlerimden onay akışı yönetim sistemi bağlantılarını  daha detaylı tanımaya çalışacağız.

Tüm okuyuculara faydalı olması dileklerimle.

Av. Sevgi BULUT