Excel Kursu Ders 16: Sayfayı Koruma, Boşlukları Silme, Dış Veri Alma

Excel Kullanımı Ders 16

Eğitimci: Engin Yılmaz

Konu: Sayfayı Koruma, Boşlukları silme, dış veri alma.

Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar

Bu dersin sonunda katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi ve fikir sahibi olmaları, bu konularda uygulama yapabilmeleri beklenmektedir.

• Bir çalışma sayfasını koruyabilme.
• Sayfayı korurken belirli hücreleri koruma dışında bırakabilme.
• Boş satır ve sütunları toplu olarak seçebilme ve seçilen bölümleri silebilme.,
• CSV gibi uzantılı dosyalardan Excel içine veri aktarabilme.

Sesli Ders Kaydı ve Ders Dosya Bağlantıları

Bu dersin ses kaydına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

https://www.dunyayaseslen.com/icerik/microsoft-excel-2016-kullanimi-16.-son-ders

Derste kullanılacak dosyaların bulunduğu klasöre aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz:

https://www.sendspace.com/pro/dl/9ht0s4

Özet

1. Excel’de zaman zaman kişilerin yalnızca veri girmesini, bunun dışındaki satır sütun başlıkları, formül içeren diğer öğeleri değiştirmemesini isteriz. Bunun için de Gözden geçir şeridindeki sayfa koruma bölümü kullanılır. Kısayol tuşu Alt+R, F’dir.
2. Bir sayfayı korumadan önce veri girişine izin vereceğiniz hücre, satır veya   sütunlar seçilir, Ctrl+1 ile hücre özelliklerine girilir, koru sekmesindeki Kilitli onay kutusunun işareti kaldırılır. Böylece bu bölümlere sayfa korunsa bile veri girişi yapılabilir.
3. Bir çalışma sayfasındaki boş satır veya   sütunları toplu olarak silebilmek için önce F5 ile git iletişim kutusu açılır, özel düğmesine tıklanarak boşluklar öğesi seçilir. Ardından uygulama tuşuna basılarak sil bölümüne girilir ve boş satırlar silinecekse, hücreleri yukarı sürükle, boş sütunlar silinecekse, hücreleri sola sürükle öğesine tıklanır.
4. Çalışma sayfasına not defteri tarzı bir yerden dış veri almak için Veri şeridindeki Verileri al ve dönüştür grubunda bulunan metin/csv öğesi kullanılmalıdır. Kısayol tuşu Alt+X, F, T’dir. Öncesinde özgün dosya açılarak verilerin nasıl ayrıldığı kontrol edilmelidir. Sonrasında ilgili dosya gösterilir, sütunların hangi değerlerle ayrıldığı  seçilir ve yükle düğmesine basılarak veri Excel içine aktarılmış olur.

Sayfayı Koruma

Bazı durumlarda oluşturduğumuz Excel dosyasının satır ve sütun başlıkları, formül alanları gibi hücreleri korumak isteyebiliriz. Böylece ortak çalışılırken binbir emekle hazırladığımız başlık ve formüllerin yanlışlıkla değiştirilmesinin önüne geçmiş oluruz. Biliyoruz ki herhangi bir hücre üzerindeyken bir harfe bile bassak tüm hücre içeriği silinip o harf yazılıyor. İşte böyle durumlar için Excel gözden geçir sekmesindeki değişiklikler bölümünden sayfayı koruyabilir, istersek parola koyabiliriz. Ancak bunun öncesinde veri girişi yapılacak hücreleri belirlememiz gerekiyor. aksi halde tüm sayfaya veri girişi yapılamaz ki, bu da istediğimiz bir şey olmasa gerek. O nedenle önce veri girişi yapmak istediğimiz bölümleri seçip hücre özellikleri iletişim kutusundaki koru sayfasından hücreyi kilitle onay kutularını temizlememiz gerekli. Tüm bu işlemler için Excel kursu Ders 16 klasörünüzdeki sayfayı koruyalım dosyasını kullanacağız. Bu dosyayı açtığımızda C2 ve F2 hücrelerinde giriş dönemi ve giriş tarihi hücrelerini görüyoruz. Bunların altındaki c3 ve F3 satırlarında veri doğrulamayla hazırlanmış, mevsim seçebileceğimiz ve tarih girebileceğimiz alanlar bulunuyor. Sayfanın beşinci satırında ise A-L arasında ocaktan aralığa kadar aylar bulunmakta. Sayfanın amacı her ay okula yatırılan ücretleri toplamak olacağından M sütununda da bir formül var. Şimdi bu başlık hücrelerinin altındaki bölümlere veri girişine izin verip sayfanın kalanını koruma altına alacağız. Gelin başlayalım.

• Önce C3 hücresine gelelim. Burada dönem seçim kutusu yer alacaktır.
• Ctrl+1 Tuşuna basarak hücre özelliklerine girelim.
• Ctrl+tab tuşlarıyla Koruma sekmesine ulaşalım.
• Bir kez taba basarak Kilitle onay kutusunu bulalım ve boşluk çubuğuyla işareti kaldıralım. Sonrasında girişe basarak işlemi tamamlayalım. Böylece sayfa korunsa bile bu hücrede değişiklik yapılabilecek.
• Şimdi F3 Giriş tarihi yazabileceğimiz hücreye gelelim ve burada da Ctrl1’e basarak aynı işlemleri tekrarlayalım. Burada halen imleç koruma sekmesinde olabilir.
• Ardından A6’dan L6’ya kadar olan aralıktaki tüm hücreleri birden seçip aynı işlemleri yapalım. Yeri gelmişken bu hücreleri seçmenin kolay bir yolu var. F5 tuşuna basarak git iletişim kutusunu açalım ve buradaki yazma alanına A6:L6 yazalım yani A6 yazdıktan sonra iki nokta işareti koyup seçeceğimiz son hücreyi yazarsak o aralık seçilmiş olacak. Sonrasında Yine ctrl1 ile hücre özelliklerini açarak koruma sekmesindeki kilitle onay kutusunun işaretini kaldıralım.
• Son olarak Gözden geçir şeridindeki Koru grubunda yer alan sayfayı koru bölümüne girelim. Bunun için Alt+R ve sonrasında F harfine basabiliriz.
• Kapsamlı bir iletişim kutusu bizi karşılayacak. Tab ile alanları keşfedebilirsiniz. Bize ilk gösterilen alan Sayfa korumasını kaldırma parolası alanı. Buraya bir parola girersek, korumayı kaldırmak için o parolaya ihtiyacımız olacak. Parola girişi zorunlu değil. Doğrudan girişe basıp sayfa korumasını devreye sokalım.

Artık sayfa koruma altında örneğin beşinci satıra veri girişi yapamaya çalışırsak bir hata mesajı karşımıza çıkacak.

Excel’de boş Satır ve Sütunları Silme

Bazen karşınıza öle bir çalışma sayfası çıkar ki, hangi sütunda veri var, neresi doğru yer anlamak için epeyce bir uğraşırsınız. Bunun Türlü nedenleri olabilir. Ben genellikle görünüşü kurtarmak için böyle yaptıklarını düşünüyorum. Birçok kullanıcı otomatik olarak satır ve sütun genişliklerini ayarlamayı bilmedikleri için içerik hücreye sığsın diye yandaki ve aşağıdaki birkaç satır ve sütunu boş bırakabiliyor örneğin. Sebebi he ne olursa olsun böyle sayfalarda çalışmak pek de erişilebilir olmayabiliyor. Bu başlığımız tüm bu boş satır ve sütunları bir anda nasıl sileceğimizi anlatıyor. Bunun için F5 ile git iletişim kutusunu açıp özel düğmesine tıkladıktan sonra, boşluklar seçim düğmesini seçmemiz ve ardından uygulama tuşuna basarak çıkan menüden sil dememiz yeterli. Uygulama için yine Excel Kursu Ders16 klasörünüzde boş satırlı çalışma sayfası adlı bir dosya bulacaksınız. Bu sayfa aslında 3 sütun ve 4 satırda veri bulunan bir sayfa olsa da boşluklar nedeniyle Dokuzuncu satıra ve G sütununa dek uzamış. Örneğin A1 satırında tarih başlığı var, tarihler A4, A6, A9 hücrelerinde. Gelin bu sayfayı 3 sütun ve 4 satırdan oluşacak derli toplu bir hale sokalım.

• Dosyayı açtıktan sonra F5 tuşuna basarak git iletişim kutusunu açalım ve tab tuşuyla özel düğmesini bularak girişe basalım.
• Aşağı yukarı Yön tuşlarımızla boşluklar seçim düğmesine gelip seçmek için girişe basalım.
• Çalışma sayfamıza geri döneceğiz ve bize seçili boşluklar gösterilecek. Burada uygulama tuşuna basalım ve menüden sil seçeneğini seçelim.
• Önce boş sütunları sileceğiz. O nedenle Hücreleri sola sürükle seçeneği üzerinde girişe basalım.
• A1 hücresinden kontrol edersek artık 3 sütun yan yana boşluk yok. Ama halen boş satırlar var. Bunun için Tekrar F5, Özel düğmesi ve yön tuşlarıyla boşlukları seçelim.,
• Yine uygulama tuşuna basıp sile gidelim. Bu sefer aşağı yukarı yön tuşlarıyla hücreleri yukarı sürükle öğesini seçerek girişe basalım. Süper artık 4 satır ve 3 sütundan oluşan hepsi yan yana ve alt alta bir Excel’imiz oldu.

Excel’e Dış Veri Alma

Belirli zamanlarda bir csv veya Txt uzantılı dosyadaki veriyi Excel içine doğru bir biçimde alma ihtiyacımız olabilir. Özellikle adres defterleri .csv uzantılı olduğundan bunları Excel ile daha doğru okuma isteyebilirsiiz.

• 2017 yılında tam da böyle bir süreç yaşadık. O dönem yapılan referandumda İlk kez erişilebilir oy şablonlarını hazırladıktan sonra kişilerin oy kullanma deneyimlerini öğrenmek amaçlı bir Google anketi hazırlamıştık. O sıralar sanırız Google formların Excel olarak dışarı aktarma seçeneği yoktu veya biz bilmiyorduk ki sonuçları csv olarak almışız. Esasında Excel bu csv dosyalarını açabiliyor, ama Excel kursu ders 16 klasöründeki Erişilebilir Oy Şablonu Kullanım Deneyimi Anketi.csv dosyasını Excel ile açarsak her şeyin tek sütunda ve Türkçe karakterlerin bozuk olarak çıktığını göreceğiz. Böyle bir dosyayı çalışma sayfamıza, Excel veri şeridindeki verileri al ve dönüştür grubundan Metin/CSV öğesini seçerek aktarmak mümkün. Şu adımları izleyelim.
• Excel açmadan önce .csv uzantılı dosyamız üzerinde uygulama tuşuna basıp çıkan menüden düzenleyi seçerek dosyayı Not Defteri’nde açıyoruz. Burada dosyayı incelersek sütunları ayırmak için tırnak içindeki ifadelerin arasına virgül koyulduğunu göreceğiz ve herhangi bir boşluk da kullanılmamış. Bu bilgiyi not ediyoruz ki veri alma sırasında kullanalım.

• Boş bir Excel dosyası açıyoruz.
• Veri şeridine giriyoruz kısayol tuşu Alt+x.
• Bir kez Aşağı yön tuşuyla Verileri al ve Dönüştür grubuna girip taba basarak metin/csv öğesini buluyor ve girişe basıyoruz.
• Karşımıza klasik dosya aç bölümü gelecek.  Erişilebilir Oy Şablonu Kullanım Deneyimi Anketi.csv dosyasını gösterip açıyoruz.
• Dosyanın yüklenmesi biraz sürebilir. Buradaki ilk alan dosya kaynağı bölümü. Varsayılan olarak utf8 seçilidir, ama değilse not defterinden alacağımız için Türkçe karakterleri korumak için bunun seçili olduğundan emin olup taba basıyoruz.
• Şimdi değerleri neye göre ayıracağımızı ayarladığımız alandayız. Yön tuşlarımız yardımıyla farklı seçenekler arasında dolaşabiliriz. Bu dosyamız virgül ile ayrıldığından virgülü seçip onay için girişe basıyoruz.
• Bir kez daha tab yaptığımızda Veri Türlerini algılama bölümü var. Buraya dokunmamıza gerek yok. Sonraki tab alanında da yaptığımız ayırma ön izleme olarak görünüyor, ancak burası erişilebilir değil.
• Biz Tab ile yükle düğmesini bulup girişe basıyoruz. Excel dosyamız açıldı.
  • Burada satır ve sütunları görebiliriz. Veri alırken başlık satırının yanlış tanımlandığını fark ettim. Ben ikinci satırdan itibaren mevcut veriyi seçip Ctrl+N ile başka bir Excel açarak o satırdan kurtulabildim. Sonrasında burada zaman damgası sütununu silip kalan kısmı ad tanımla ile başlık olarak tanımladım ama bunlar opsiyonel e size kalmış.