Excel Kursu Ders 9

                    EĞİTİMİN ADI: MİCROSOFT EXCEL 2016 KULLANIMI

                            EĞİTİMCİ: ENGİN YILMAZ.

                                          Yazan: Sevgi Mart

                            DERS: 9.

                    KONU: Veri Sıralama, Süzme ve Bunları yaparken Dikkat Edilecek Hususlar

                    Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar

              Bu derste, katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi kazanması ve uygulama yapabilmesi beklenmektedir:

• Verileri, istenen düzende sıralayabilme,
•  Karmaşık tabloları düzenli hale getirebilme,
•  Karmaşık biçimde hazırlanan tablolardan istenilen bilgileri ayırt edip; inceleyebilme.

Sesli Ders Kaydı ve Ders Dosya Bağlantıları

Bu dersin ses kaydına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

https://www.dunyayaseslen.com/icerik/microsoft-excel-2016-kullanimi-9.-ders

Derste kullanılacak dosyaların bulunduğu klasöre aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz:

https://www.sendspace.com/pro/dl/sm56uf

Özet

1. Excel verisini bir sütuna göre basitçe sıralamak için ilgili sütuna gelip Veri menüsünde bulunan Sırala ve Filtre Uygula grubu kullanılmalıdır. Burada veriyi A’dan Z’ye sıralamak için Alt+X, R, Z’den A’ya sıralamak için Alt+X, L tuşlarına basılabilir.
2. Sıralama ölçütünü bir sütundaki bilgiler aynı olduğunda farklı sütunlardaki bilgiye göre genişletmek içinse, Yine sırala ve Filtre Uygula grubundaki Sırala iletişim kutusu kullanılmalıdır. Kısayol tuşu sırasıyla Alt+X, S’dir. Buraya girilip düzey ekle düğmesine basılarak ve ardından Daha sonra seçim kutusunda seçim yapılarak yeni sıralama ölçütleri eklenebilir.
3. Excel verisini süzebilmek için Önce Sırala ve Filtre Uygula gurubundaki Filtre öğesinin işaretli olması gerekir. Bunun kısayol tuşu Ctrl+Shift+L’dir ve işaretli olduğunda Ekran okuyucu bunu belirtecektir.
4. Filtre açıldıktan sonra herhangi bir sütunda süzme işlemi için Filtre uygulayacağımız sütun üzerinde Alt+Aşağı Yön tuşuna basarak menüyü açmamız ve buradan tümü seçeneğini kaldırarak bulunmasını istediğimiz bilgileri işaretlememiz gerekir. Bu veriler onay kutusu gibi görüneceğinden, birden fazla seçim de yapılabilir.
5. Aynı biçimde Alt+aşağı Yön tuşuyla açılan Filtre menüsünde, arama yapılarak da istenen bilgi bulunabilir. Böyle yapıldığında, tüm arama sonuçları seçilebileceği gibi, bu onay kutusunun işareti kaldırılarak, yine dilenen arama sonuçlarına göre filtre uygulanabilir.
6. Filtre menüsünde Sayı filtreleri alt menüsü kullanılarak bir sayıya eşit, ondan küçük, büyük, küçük eşit veya büyük eşit olan veriler de süzülebilir. Yine bu ekranda birden fazla koşul da “Ve” ve “Veya” ile belirlenebilir.

Sıralama

            Excel içerisinde çeşitli sütunlardaki bilgiye göre tüm veriyi sıralamak mümkündür. Örneğin bir adres defterini alfabetik olarak yeniden sıralamak, eğer isimler aynıysa sıralamayı soyadına göre devam ettirmek gibi işlemler yapılabilmektedir. Aynı şekilde bir sınıftaki öğrencileri küçükten büyüğe doğru numaralarına göre sıralayabiliriz. Öncelikle dikkat etmemiz gereken nokta, sıralama yapmak istediğimiz sütunlarda üst veri var ise bu verinin sıralamaya dahil edilmemesini sağlamaktır.  Bir tabloda sütun başlıkları için bir satır bulunuyorsa, bu satırın sıralamaya dâhil edilmemesi için; Aşağıda da detaylı anlatılacağı gibi, Veri sekmesinde, Sırala ve filtrele menü grubuna girip sırala…  Düğmesine boşluk tuşuyla girdikten sonra, Tap ile dolaşarak; “Verilerimde üst bilgi var” seçim kutusunu işaretli hale getirmemiz gerekmektedir. Aksi halde, sütun başlıkları da sıralamaya dâhil edilecektir. Sırala iletişim kutusunun kısayol tuşu sırasıyla Alt+x ve S’tir.

Ders anlatılırken, 9. Ders klasörümüzde yer alan 26.12.2016 tarihli GETEM Eser kataloğu Tablosu kullanılmıştır.

Anılan tabloda, S sütununa kadar başlıklar sıralanmıştır (Eser adı, yazar adı, yayınevi…. Biz bu tabloda çeşitli sıralama işlemlerini gerçekleştireceğiz. Vesaire).

1. Öncelikle Eser Adı sütününü sıralayalım.

• Eser adı sütununa geliyoruz.
• Sıralama yapmak istediğimiz sütunda sadece harflerle başlayan değil; aynı zamanda tarihlerle başlayan hücreler de bulunduğundan; öncelikle, sütunu tamamen metin biçimine dönüştürmek için; sütun üzerindeyken, Ctrl+Boşluk tuş kombinasyonu ile tüm sütunu seçiyor ve Ctrl+1 ile Hücreleri biçimlendir komutuna geliyoruz. Burada sayı sekmesini göreceğiz. Bir kez tap yaparak; Genel sekmesine geliyoruz ve M harfi ile metini bulup; Enter’liyoruz. Böylece sütunumuz metin biçimine dönüştü.
• Sütun üzerindeyken, Veri sekmesinden Sırala ve filtre uygula komutunu buluyoruz. Bu komut içinde, A’dan Z’ye sırala; Z’den A’ya sırala ve sırala iletişim kutusunu açan öğeler bulunmaktadır. Veri sekmesine Alt+X ile gelebilir sıralama ve filtre uygulama bölümüne ctrl+Sağ yön tuşuyla daha hızlı ulaşabiliriz. Sonrasında oradaki öğeler arasında tab ve Shift+Tab ile dolaşmalıyız.
• A’dan Z’ye sıralamak için; sırasıyla Alt +X ve R harfine basmamız yeterli olacaktır. Ya da A’dan Z’ye sırala üzerindeyken, bir kez Enter yaptığımızda da sıralama işlemi gerçekleşecektir.

2. Sıralama yapmak istediğimiz sütunda, aynı ismi taşıyan veriler bulunması halinde; örneğin, eser adına göre sıralama yaptırdığımızda, aynı ismi taşıyan eserlerin bulunması halinde; yazar adlarını kullanarak sıralama yaptırmak için,

• Eser adı sütunundayken, Veri sekmesine giriyoruz. Ctrl+Sağ okla ilerleyerek; Sırala ve filtre uygula menü grubuna geliyoruz. Tab ile Sırala… Komutunu bulup aktifleştiriyoruz. Kısa yol tuşu sırasıyla Alt+x ve S’tir.
• Tab ile Düzey Ekleyi bularak, girişe basıp aktifleştiriyoruz.
• Daha Sonra Düzenlenebilir Açılan Kutu seçeneğine geliyoruz ve seçim kutusunu alt +aşağı yön tuşuyla açıyoruz.
• Buradan Yazar Adını seçerek; Tap ile ilerliyor ve tamam diyoruz. Eğer yön tuşlarıyla yazar adını bulurken, ekran okuyucu seçileni okumazsa, Insert+yukarı ok tuşuyla bunu okutabiliriz. Böylece, adı aynı olan eserler, yazar adına göre sıralanmış oluyor.

Süzme İşlemi Yapma;

İlk etapta GETEM Kataloğu içerisinde, eser formatından insan sesi olanları, sonra kitapları süzeceğiz. Daha sonra, kitaplar içerisinde roman ve roman/öykü olanları süzeceğiz.

• Excel’de süzme işlemi yapabilmek için ilk olarak veri sekmesindeki sıralama gurubunda filtrenin açık olduğundan emin olmamız gerekir. Kısa yolu: Ctrl+Shift+L‘dir. Eser formatı sütununun üzerine geliyoruz ve Ctrl+Shift+L tuş kombinasyonuna basıyoruz. Eğer bir sütun üzerine geldiğimizde Filtre açıksa JAWS Filtre uygulanmış veya uygulanmamış olduğunu bize bildirmektedir. Eğer Filtre kapalıysa herhangi bir şey belirtilmeyeceği için filtrenin açık olup olmadığını bu şekilde anlamak mümkündür.
• Bu noktada, üzerinde bulunduğumuz sütun için filtre formu açılmış olacaktır. Alt+Aşağı ok tuş kombinasyonuna basıyoruz. İlk basışımızda ekran okuyucu herhangi bir şey söylemezse, bir kez daha aşağı ok yapıyoruz.
• Artık filtre komutumuz açıldı ve A’dan Z’ye sırala, Z’den A’ya sırala; Renge göre sırala, Metin Filtreleri alt menü gibi seçenekler göreceğiz. Bu menüde aşağı okla geziyoruz. Tümünü seç işaretli şeklinde bir yer göreceğiz. Buradaki işareti kaldırıyoruz. Çünkü amacımız hepsini sıralamak değil; filtre yapmak, yani bazı verileri süzmek.
• Yön tuşlarıyla dolaşmaya devam ediyoruz. İnsan sesi mp3 seçeneği üzerine geldiğimizde, Boşluk çubuğu ile işaretli hale getiriyoruz.
• Enter tuşuna basarak; filtre işlemimizi tamamlıyoruz. Burada Jaws “Filtre uygulanmış, Otomatik filtre açık” şeklinde bir bilgi seslendirecektir.

Artık filtreleme işlemimiz tamamlandı. Şu an GETEM Kataloğunda formatı insan sesi olan eserleri görüyoruz. Yaptığımız süzme işlemini temizlemek istersek tekrar bu sütun üzerinde Alt+aşağı yön tuşuna basıp çıkan menüden “Eser Formatı Filtresini Temizle” onay kutusunu seçili hale getirmemiz gerekecektir. Biz bu işlemi yapmayalım şu an. Onun yerine İnsan sesi ve kitap olan eserleri filtreleyelim.

• Eser türü sütununa geliyoruz. Alt+aşağı ok tuş kombinasyonuna basıyoruz ve oklarla ilerleyerek; tümünü seç ağaç görünümündeki işareti boşluk çubuğu ile kaldırıyoruz ve ardından kitap seçeneğine gelip; yine boşluk çubuğu ile işaretli hale getiriyoruz.
• Ardından Enter tuşuna basarak; filtremizi tamamlamış ve insan sesi formatındaki eserler arasından sadece kitapları görüntülemiş olacağız.

Arama seçeneğini kullanarak Süzme İşlemi

            Şimdiki aşamada, sadece roman olan eserleri süzmek için arama seçeneğini kullanacağız. Buradaki fark işaretleme yapmak yerine doğrudan süzeceğimiz veriyi arayarak bulmak olacak.

• Eser Alt türü sütununa geliyoruz. Yine Alt+Aşağı ok ile menümüzü açıyoruz.
• Yön tuşlarıyla dolaşıp Aranacak sözcükleri yazın komutunu bulduğumuzda , “Roman” yazıyoruz.
• Böylece aşağı okla inerken; içinde roman geçen tüm eser türlerini listelemiş oluruz. Bu listenin İlk sırasında Tüm Arama Sonuçlarını Seç onay kutusunu göreceğiz ve bu, varsayılan olarak seçilidir. Dilersek doğrudan enter yapıp aradığımız kritere göre süzme yapabilir, dilersek işareti kaldırıp sonuçlar arasından istediklerimizi işaretleyip; Enter yaparak , filtremizi tamamlamış oluruz.

Birden Fazla Veriyi içinde barından Süzme İşlemi

            Şimdi de dile göre bir filtre uygulayarak; insan sesi, kitap ve romanlardan Türkçe ve İngilizce olanları belirleyelim. Burada birden fazla şeyi işaretlemiş olacağız.

• Eser dili sütununa gelip Alt+Aşağı ok tekrar Aşağı oka basarak; yine menümüzü açıyoruz.
• Tümünü seç kısmındaki işareti yine Boşluk çubuğu ile kaldırıyoruz.
• Türkçe ve İngilizcenin üzerlerine gelerek her ikisini de işaretli hale getiriyoruz.
• Enter yaparak filtremizi tamamlıyoruz.

Bir sayıdan büyük olan verileri filtreleme

Şimdi ayrım sayısı 5 (Beş)ten fazla olan eserleri filtreleyelim.

• Önce Ayrım sayısı sütununa gelip Alt+Aşağı Yön tuşuna basıyoruz.
• Yön tuşlarıyla dolaşıp Sayı filtreleri alt menü dediği yerde, Sağ oka basarak alt menüyü aktifleştiriyoruz.
• Burada eşittir…, eşit değildir… Büyük veya eşittir… Gibi seçenekler duyacağız. Büyük veya eşit seçeneğine Enter yapıyoruz.
• Burada bir yazma ve seçim kutusu gelecektir. Bu alana 5 yazıyoruz. Tap ile ilerleyerek; tamamı buluyor ve Enterliyoruz. Böylece, ayrım sayısı Beş ve üzerinde olan eserleri listelemiş olacağız.

            Sonuç:

            Bu derste özet olarak; önceden hazırlanmış tablolarda, verileri istediğimiz gibi düzenleyerek; mevcut tablodan yeni bir tablo oluşturmayı öğrendik. İstediğimiz verileri, istediğimiz şekilde sıralamanın; sadece görmek istediğimiz verileri nasıl göreceğimizin yollarını özetledik.